Comment incorporer des polices dans PowerPoint et s’assurer que tout le monde peut les ouvrir

Après avoir lu notre article sur les plus belles polices gratuites à utiliser dans vos présentations, vous vous demandez peut-être à quoi bon utiliser des polices personnalisées si elles ne s’afficheront pas chez les personnes qui ouvriront votre présentation sans avoir installé au préalable les typographies. Sachez toutefois qu’en trois clics, vous pouvez intégrer la plupart des typographies directement dans votre fichier PowerPoint.

Comment incorporer vos fichiers de polices dans votre présentation PowerPoint

Commençons par la partie la plus simple de cet article : il suffit d’une case à cocher dans vos options de fichier PowerPoint pour incorporer toutes vos polices à votre présentation. Pas même besoin d’aller chercher vos fichiers de polices dans votre ordinateur, PowerPoint se charge lui-même de récupérer toutes les typographies que vous avez utilisé dans vos slides.

Dans PowerPoint, ouvrez l’onglet Fichier puis cliquez sur Options (tout en bas dans la colonne de gauche). Sélectionnez Enregistrement dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir puis cliquez sur la case Incorporer les polices dans le fichier. Veillez ensuite à également cocher la case Incorporer tous les caractères, afin d’éviter les caractères manquants au moindre changement de texte (par ailleurs, la différence de poids est négligeable sachant que les fichiers de typographies sont généralement très légers à moins de comporter des tables de glyphes étendues (sinogrammes par exemple).

C’est tout, vous avez maintenant intégré toutes vos polices dans votre fichier PowerPoint. C’est ainsi que j’aurais aimé finir cet article, mais il existe malheureusement plusieurs cas dans lesquels d’autres personnes ne pourront visualiser vos polices incorporées.

Incorporer des typographies non-libres de droit ?

Puisque PowerPoint intègre les fichiers de polices dans la présentation, il permet en quelque sorte de diffuser les typographies incorporées. Les typographies non-libres de droits sont généralement protégées numériquement et ne peuvent donc pas être incorporées. Si vous utilisez des typographies payantes, il est très fortement probable qu’elles soient protégées. Vous pouvez vérifier dans Windows si une typographie est protégée en faisant un clic droit sur votre fichier de police (généralement un .ttf ou .otf), puis sur Propriétés. Enfin, allez dans l’onglet Détails et vous trouverez une ligne Faculté d’incorporation de polices. S’il est affiché Installable ou Éditable, vous ne devriez pas avoir de problèmes. En revanche, s’il est indiqué Aperçu/Imprimer, vous ne pouvez incorporer la police qu’en lecture et non en édition (un utilisateur qui ne possède pas la police aura un message à l’ouverture du fichier lui permettant de choisir entre ouvrir la présentation en lecture seule, ou bien supprimer les typographies protégées). Enfin, dans certains cas la police est indiquée comme Restreinte, dans ce cas elle ne pourra simplement pas être incorporée (pas même en lecture seule).

Si vous travaillez sur la suite Adobe et que vous synchronisez vos polices via Creative Cloud, sachez qu’elles ne seront pas incorporées dans PowerPoint. Nous recommandons d’utiliser des Google Fonts, qui sont libres de droits et dont la très grande majorité est incorporable à vos présentations. C’est le cas de toutes les typographies que nous conseillons dans notre guide des polices à utiliser dans PowerPoint en 2022.

Le cas des droits d’administration manquants

Lorsque vous incorporez des polices dans votre présentation, à chaque fois qu’un autre utilisateur va ouvrir celle-ci, PowerPoint se chargera de temporairement installer les fichiers sur son système. Mais il faut pour cela avoir les droits d’administration sur l’ordinateur. Dans certaines entreprises avec une politique IT stricte, il se peut que vous n’ayez pas les droits d’administration sur votre session (vous ne pouvez pas installer de logiciel sur votre poste sans intervention du responsable IT). Si c’est le cas d’une personne à qui vous partagez votre fichier PowerPoint, il ne verra pas les typographies que vous avez incorporé.

‍

Logiciels autres que PowerPoint et Mac

Bien que PowerPoint propose cette fonctionnalité depuis presque toujours, elle n’est pas pour autant compatible avec les autres logiciels. En effet, même si les typographies sont bien enregistrées dans votre fichier, le logiciel doit tout de même être capable de temporairement les installer sur votre poste. Puisque les autres logiciels tels que Keynote ne proposent pas d’incorporer les polices, ils ne prévoient pas non plus de les installer temporairement sur votre poste au moment d’ouvrir une présentation. En revanche, Google Slides permet d’utiliser nativement la plupart des Google Fonts, qu’il pourra donc lire sans problème que vous les ayez intégrées ou non. Enfin, cette fonctionnalité n’est apparue qu’en 2021 sur la version Mac de PowerPoint. Vérifiez donc que vous disposez de la dernière version de PowerPoint (ou d’Office 365 mis à jour) si vous travaillez sur Mac.

‍

Modifier les polices de thème dans le mode masque

Après avoir choisi votre typographie, vous pouvez changer les polices de thème en accédant au masque des diapositives. Pour cela, allez dans l’onglet Affichage de PowerPoint, puis cliquez sur le bouton Masque des diapositives. Dans ce nouvel onglet, cliquez sur le bouton Polices, puis l’option Personnaliser les polices…

Vous pouvez y configurer deux polices : une pour vos titres et une pour votre corps de texte. Elles s’afficheront systématiquement en début de liste dans le menu déroulant de sélection de police.

En résumé

• Vérifiez d'abord la faculté d'incorporation de votre police. Si vous l'avez téléchargée via Google Fonts, vous êtes sûrs qu'elle peut s'incorporer.
• Considérez les droits d'administrateurs de vos collaborateurs dans leur entreprise.
• Vérifiez la version de PowerPoint notamment si vous êtes sur Mac.

‍